Embora o processo de reembolso de IVA ou de imposto especial sobre o consumo no transporte rodoviário seja complexo, demorado e exija um conhecimento aprofundado dos regulamentos locais do país onde o transportador solicita o reembolso, é um passo que vale a pena dar. Porquê? Porque pode gerar benefícios financeiros substanciais para as empresas de transporte. Por exemplo, o reembolso do imposto especial sobre o consumo pode representar entre cerca de 0,017€ e 0,09€ por litro de combustível. A título de exemplo, ao adquirir 1.000 litros de gasóleo na Bélgica, um transportador pode poupar cerca de 192€ num único abastecimento. Assim, como é que é possível recuperar, de forma eficiente, o IVA e os impostos especiais no setor dos transportes e quem pode candidatar-se? Karolina Styrcz, especialista do Grupo Eurowag, responde.

Desafios no processo de reembolso de IVA e Imposto Especial no Transporte

Um dos principais desafios para as empresas de transporte é recuperar o IVA sobre bens ou serviços adquiridos no estrangeiro, como combustível, portagens, estacionamento ou acessórios para veículos, bem como o imposto especial sobre a compra de gasóleo. Todo o processo é bastante complexo devido a procedimentos complicados, análise prolongada dos pedidos de reembolso, elevado risco de erros na documentação, prazos apertados para responder a pedidos oficiais frequentes e a barreira linguística na comunicação com as autoridades fiscais estrangeiras.

“Uma das principais dificuldades reside na necessidade de lidar com procedimentos administrativos complexos dos serviços fiscais e aduaneiros, que variam de país para país. Isto significa que as empresas de transporte têm de possuir um conhecimento sólido da legislação local – que se encontra em constante atualização. Além disso, o processo exige o cumprimento de muitos requisitos formais — por exemplo, no caso dos reembolsos de imposto especial, as empresas podem ter de apresentar documentação completa para veículos alugados, juntamente com traduções certificadas, obter diferentes certificados oficiais, fornecer informações detalhadas sobre a sua frota e preencher formulários ou relatórios complexos. O que complica ainda mais o processo é o facto de a comunicação com as autoridades estrangeiras ocorrer geralmente na sua língua nativa”, afirma Karolina Styrcz, Líder da Equipa de Reembolsos Fiscais do Grupo Eurowag.

Karolina Styrcz reforça ainda que “a submissão da documentação requer paciência, cautela e atenção meticulosa aos detalhes, pois até o mais pequeno erro pode causar complicações ou mesmo levar a uma decisão negativa”.

“O elevado risco de erros na documentação é outro grande desafio. Mesmo pequenas imprecisões podem levar à rejeição do pedido, por isso a precisão é fundamental. Além disso, o processo de reembolso pode demorar muito tempo — normalmente, entre 3 a 8 meses no caso do IVA, enquanto o reembolso do imposto especial pode demorar até dois anos ou mais. Todos estes obstáculos tornam o processo num desafio organizacional significativo para muitas empresas de transporte, que frequentemente não dispõem de recursos internos para tratar destas questões por conta própria”, acrescenta Karolina Styrcz.

Quem pode solicitar o reembolso?

Existem várias condições essenciais a cumprir para solicitar o reembolso de impostos no transporte rodoviário. No caso do IVA sobre bens e serviços adquiridos no estrangeiro, o reembolso pode ser solicitado se:

• A empresa for um sujeito passivo de IVA ativo na EU;
• A empresa não possuir sede (nem estabelecimento) permanente no país onde foram adquiridos os bens ou serviços;
• A empresa não realizar exclusivamente vendas isentas de IVA.

Para os reembolsos do imposto especial sobre gasóleo, a empresa deve estar registada com o código de atividade 4941 (transporte rodoviário de mercadorias) ou exercer transporte terrestre de passageiros sob o código 4939. Além disso, deve ter estatuto de sujeito passivo de IVA ativo no Estado-Membro da UE onde está estabelecida e não pode exercer atividade comercial ou ter representação oficial no país do qual pretende obter o reembolso. Também é essencial não utilizar cartões de combustível universais, pois estes não são aceites para reembolsos do imposto especial — os cartões devem estar atribuídos a veículos específicos.

“Estas não são as únicas condições. É necessário apresentar faturas de abastecimento de gasóleo. O tipo de veículo também é importante e deve cumprir estritamente os requisitos legais. Os veículos pesados devem ter um peso bruto mínimo de 7,5 toneladas. No caso de autocarros e camionetas, devem pertencer à categoria M2 ou M3 e ter mais de 8 lugares. É igualmente essencial cumprir todos os requisitos formais específicos de cada país, que podem incluir a apresentação de certificados de matrícula (DUA) contratos de renting/leasing ou traduções certificadas de documentos relevantes”, explica Karolina Styrcz.

Como obter o reembolso e quanto se pode poupar?

Para reembolsos de IVA, todos os documentos necessários, incluindo faturas e recibos, devem ser submetidos com o pedido à autoridade fiscal competente. As regras diferem ligeiramente consoante a empresa esteja ou não sediada na UE:

• Empresas da UE enviam os pedidos ao seu escritório fiscal nacional, que reencaminha a documentação para a autoridade fiscal do país onde o IVA foi pago.
• Empresas de fora da UE devem enviar os documentos diretamente ao país onde o imposto foi suportado.

No caso do imposto especial, o pedido deve ser apresentado à autoridade fiscal do país da UE relevante, solicitando o reembolso de uma parte do imposto incluído no preço do gasóleo. A taxa aplicável é publicada oficialmente pela autoridade aduaneira de cada país e pode variar por região. A documentação e as condições de elegibilidade são definidas individualmente por cada Estado-Membro e podem variar significativamente.

As empresas de transporte podem poupar entre dezenas a várias dezenas de por cento nos custos operacionais internacionais. Por exemplo:

• Em Espanha, o reembolso é de 0,049€ por litro.
• Em França (código 4941), é possível obter um reembolso de 0,1575€ por litro;
•  Na Bélgica, o valor é de 0,1924€;
• Em Itália, a taxa mais elevada ultrapassa os 0,21418€ por litro.

Além disso, o IVA pode ser recuperado, com taxas médias de cerca de 20% sobre as mesmas faturas e outras despesas relacionadas com a atividade de transporte.

 Reembolsos de IVA e Imposto Especial de forma rápida e simples – Como?

A complexidade dos procedimentos, regulamentações difíceis e tempos de processamento longos podem dissuadir as empresas. No entanto, vale a pena o esforço, pois estas atividades ajudam a reduzir custos crescentes. A Eurowag apoia reembolsos de IVA de 26 países da UE, bem como do Reino Unido e da Noruega. Para o imposto especial, presta assistência em sete países: França, Itália, Bélgica, Eslovénia, Hungria, Croácia e Espanha. O mais importante é que, com o apoio adequado, as empresas podem receber os reembolsos de forma muito mais rápida e com menos esforço do que se tratassem do processo sozinhas.

“Com assistência especializada, as empresas de transporte não precisam de conhecer todos os pormenores legais nem de se preocupar com a preparação dos documentos exigidos. Assumimos total responsabilidade pela gestão de todas as formalidades – desde a preparação da documentação, registo nas autoridades fiscais ou aduaneiras competentes, até à apresentação e acompanhamento do processo de reembolso ou interposição de recurso, se necessário. Também gerimos toda a comunicação com as autoridades fiscais e temos um conhecimento profundo dos enquadramentos legais de cada país, permitindo-nos concluir o processo de forma muito mais eficiente. Vale a pena referir que os reembolsos de IVA e imposto especial também podem ser obtidos através da opção de pré-financiamento que oferecemos. Isto significa que os transportadores não têm de esperar pelo reembolso das autoridades, pois nós financiamos o reembolso no ciclo de faturação seguinte no caso do IVA, ou imediatamente após o pedido no caso do imposto especial — uma solução especialmente importante, pois simplifica e acelera todo o processo” conclui Karolina Styrcz. PR Eurowag

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